Google Documents: Пакетная обработка документов плагином Populate the docs

Google Documents: Пакетная обработка документов плагином Populate the docs

За последние несколько лет Google Documents стал одним из самых популярных сервисов для редактирования и совместного использования документов онлайн. Малый и средний бизнес тоже часто отдает предпочтения именно этому сервису вместо покупки дорогого програмного обеспечения от таких компаний как Microsoft. Данная публикация посвящена возможности автоматизировать процес подготовки договоров и не только, с минимальным участием оператора (человека), используя сервис Google Documents.

Малый и средний бизнес часто сталкивается с потребностью быстро подготовить пакет документов (договоров) для клиента, будь то юридическая компания, туроператор, оптовая база или ФЛП. Зачастую этим набором может быть  договор, заява, товарные накладные и этим список не ограничивается. Хорошим решением проблемы в данном случае является использование шаблонов тех же договоров и заяв, подставляя в них нужные данные клиента. Но если нужно подготовить несколько документов одновременно (пакет), то это всё равно довольно трудоёмкая и рутинная работа.

Существует множество инструментов позволяющих обрабатывать документы пакетно и Google приложения тоже имеют подобную возможность. Проблема состоит в том что некоторые из этих инструментов могут обойтись в довольно большую сумму так как они являются частью больших продуктов, таких как 1C, Microsoft office. Мы хотим предложить вашему вниманию альтернативный инструмент, который позволит с минимальной затратой времени и усилий подготовить вам набор документов для клиента, этим инструментом является плагин для Google Forms - Populate Docs. Этот инструмент избавит вас навсегда от потребности редактировать несколько шаблонов договоров и позволит вам навсегда забыть о потребности по несколько раз перечитывать подготовленные договора, так как вы будете уверенны в корректности данных уже на этапе заполнения.

Перед нами поставлена задача: Автоматизировать процес подготовки договоров.

Требования:

  1. Наличие Google аккаунта.
  2. Базовые навыки работы с Google Drive, Google Documents, Google Forms.
  3. Базовое понимание что такое шаблон (документ в котором вместо реальных данных клиента выступают переменные - уникальные слова в документе, например ИМЯ_КЛИЕНТА, ФАМИЛИЯ_КЛИЕНТА).
  4. Наличие договоров, заяв, квитанций об оплате, загруженных на Google Drive (можно загрузить в процессе).

Результат работы: Заполнив Google форму мы получим автоматически созданный пакет документов с данными клиента.

Шаги как получить желаемый результат изложены ниже.

Magento Vs. Opencart - Какую платформу выбрать?

Magento Vs. Opencart - Какую платформу выбрать?

Предприниматели, которые стоящие на грани открытия своего нового решения в  электронной коммерции (e-commerce), задают себе один и тот же вопрос:

На какой платформе электронной коммерции (e-commerce) строить свой онлайн-бизнес?

Чем мы можем вам помочь?

Компания MakeWeb

Создание сайтов, корпоративных порталов, посадочных страниц и интернет магазинов на открытых платформах. Разработка индивидуального дизайна веб-сайта, создание логотипов, корпоративного стиля, шаблонов документов. Решения для малого бизнеса: электронный документооборот, настройка почтовой рассылки, новостных лент. Техническая поддержка существующий сайтов.